Dans le milieu de l’entreprise, il n’est jamais négligeable de disposer d’une salle de réunion impressionnante. En effet cela permet de motiver vos équipes, mais il est aussi question d’impressionner vos clients. Si autrefois l’audiovisuel était perçu comme un luxe, de nos jours, le quotidien des entreprises a changé, et c’est la raison pour laquelle il s’agit d’une nécessité. Le fait est que les visioconférences sont plus nombreuses qu’auparavant et que les présentations en groupe se veulent plus dynamiques. Vous avez donc décidé de vous équiper et c’est une bonne nouvelle. 

Mais comment s’y retrouver parmi tous les équipements disponibles sur le marché ? Éléments de réponse. 

Les écrans et les projecteurs comme fondamentaux pour une image impeccable 

Tout d’abord, soulignons le fait qu’un écran de salle de réunion est un peu à l’image d’une vitrine de magasins. Il faut effectivement qu’il soit impeccable. Pour l’installation de votre équipement audiovisuel, vous avez le choix entre 2 solutions. Premièrement, vous pouvez opter pour des écrans LED muraux, car ils offrent une qualité d’image exceptionnelle, et ce, même en cas de luminosité intense. Concernant leur durée de vie, cette dernière dépasse bien souvent les 10 années, tandis qu’il ne nécessite quasiment aucun entretien. 

Vous avez aussi la possibilité d’opter pour des vidéoprojecteurs haute définition. D’un point de vue financier, cette solution reste plus accessible et moins onéreuse. Par ailleurs, si vous disposez d’une très grande salle de projection, l’équipement est d’autant plus adapté. 

 

Nos conseils pour choisir la bonne taille 

Vous devez environ compter 2 M de diagonale si vous disposez d’une salle de 8 personnes. Si vous avez plus d’employés admettons 15, la diagonale de l’écran doit être de 3 M. À l’heure actuelle, il faut savoir que la résolution 4K est devenue la norme. Cela permet de bénéficier de beaucoup plus de netteté lorsque vous projetez par exemple des graphiques ou des résultats comptables.

Concrètement, la définition offerte est de meilleure qualité. Vous ne devez pas commettre l’erreur d’oublier l’éclairage de votre salle. Un projecteur de 3000 lumens au minimum est nécessaire si vous ne pouvez pas plonger complètement la pièce dans le noir. 

Puisque chaque mot compte, misez tout sur la sonorisation ! 

Nous ne comptons plus les retours de réunions ratées à cause d’un son médiocre. Cela tombe bien, vous avez la possibilité de transformer complètement cette expérience en optant pour une sonorisation professionnelle. Prenons le cas des micros sans fil.

Ils ont cette capacité à libérer les intervenants en matière de : 

• déplacement ;
• gesticulations ;
• captation de l’audience.

Si votre salle est de taille standard, nous estimons que 2 micros-cravates peuvent largement suffire. 

Concernant la diffusion du son, notre choix se porte sur des enceintes encastrables au plafond. Il faut dire que cette solution offre un son uniforme sans venir encombrer votre espace. De plus, d’un point de vue visuel, elles réussissent à se faire oublier tout en assurant une qualité audio de très bonne qualité. Si vous voulez pousser la technologie et la précision à leur paroxysme, il peut être intéressant d’investir dans une table de mixage. Elles sont typiquement conçues pour que vous soyez en mesure de régler automatiquement les niveaux, ce qui évite notamment les risques de larsen ou encore de voix trop faibles. 

Une bonne lumière pour créer la bonne ambiance 

Lorsqu’on participe à une réunion, l’éclairage peut effectivement faire toute la différence. Les systèmes LED sont intéressants. 

Le fait est qu’ils s’adaptent de manière automatique : 

• un éclairage vif pour les prises de notes ;
• une lumière tamisée pour les projections ;
• une ambiance chaleureuse pour mieux négocier ;
• le mode visioconférence pour éliminer les ombres disgracieuses.

Cerise sur le gâteau, tous ces systèmes peuvent être pilotés depuis une tablette. Ainsi, pour passer d’une ambiance à une autre, un simple clic est suffisant. Par ailleurs, nous tenons à souligner le fait que cet investissement peut être rapidement rentabilisé grâce aux économies d’énergie générée.

Rappelons tout de même qu’une installation LED consomme jusqu’à 80 % de moins d’électricité qu’un éclairage traditionnel. Une excellente nouvelle pour les finances de votre entreprise. 

La connectivité et les systèmes de visioconférence 

Si vos collaborateurs arrivent avec leur smartphone, leur tablette ou encore avec leur ordinateur portable, il est impératif de leur proposer un moyen de se connecter sans fil. Grâce au boîtier de présentation dernier cri, il est effectivement possible de partager l’écran en quelques secondes seulement. 

Lorsqu’il est question d’une visioconférence, nous vous conseillons tout de même, de miser sur du matériel de qualité professionnelle. Dans ce contexte, une caméra 4K équipée d’un système de suivi automatique des intervenants peut tout changer. Le fait est qu’elle est capable de cadrer elle-même la personne qui parle en zoomant de façon intuitive sur les documents présentés à l’écran. Pour ne rien gâcher, ce type de système est à même d’intégrer la réduction du bruit, et ce, même si la climatisation tourne ou si les interlocuteurs se trouvent distants les uns des autres. Une chose est sûre, ils entendront parfaitement. 

Une parfaite intégration et un contrôle centralisé 

Ne vous y trompez pas, le secret d’une salle de réunion adapté réside dans sa simplicité d’utilisation. Dans un monde idéal, un seul bouton suffirait à allumer tous les équipements, mais aussi à régler l’éclairage et même à lancer une visioconférence. Du rêve à la réalité, il n’y a qu’un pas, et il se nomme système de contrôle centralisé ! 

Par ailleurs, ce type de solution touche aussi la maintenance. Toutes les opérations peuvent être menées à distance et en arrière-plan : 

• les alertes automatiques en cas de problème ;
• la surveillance à distance ;
• la mise à jour des logiciels durant la nuit.

Vos équipes vont gagner un temps considérable et pourront se concentrer sur leur réunion sans avoir à se soucier du moindre aspect technique. En tant que patron, de votre côté, vous bénéficiez de plus de sérénité en sachant que votre installation fonctionne parfaitement. 

Comme vous pouvez le constater, l’audiovisuel professionnel n’est pas un sujet à prendre à la légère pour la réussite de votre entreprise. Chaque élément peut effectivement contribuer au succès de vos réunions. Les écrans, l’éclairage, le son et la connectivité sont autant d’éléments à prendre en considération pour que votre activité prospère et pour que vos réunions soient d’excellente qualité.

 Même si au départ l’investissement consenti peu importe, nous tenons à souligner le fait qu’il peut être très rapidement rentabilisé, notamment lorsqu’on considère les gains en productivité.